Чтобы избежать многих ненужных входящих телефонных звонков, можно «вступить в сговор» с секретарем вашей фирмы или иным сотрудником, в служебные обязанности которого входит распределение телефонных звонков, и попросить его, чтобы со звонками бывшей жены, различных торговых агентов и т.д. в рабочее время вас не соединяли – пусть звонят в обед или, в крайнем случае, ближе к концу рабочего дня.
Да и вообще – принимать входящие телефонные звонки рекомендуется только в определенное время. Разумеется, исключением здесь будут являться звонки, воспрепятствовать которым вы не сможете – в частности, на звонок руководства следует отвечать в любое время. Но что касается подчиненных, равных по должности коллег по работе, а также – друзей, родственников и проч., то здесь следует проявить жесткость: например, я разговариваю по телефону только с 10-30 до 11-30 – в первой половине дня, и с 15-30 до 16-30 – во второй половине дня. В любое другое время я по телефону недоступен – чтобы там ни происходило.
Можно делать и так: в установленное время вы отвечаете на телефонные звонки; если же кто-то звонит вам в неустановленное время, то пусть оставляет информацию о себе и о важности звонка секретарю либо иному сотруднику, принимающему звонок. Если вы сочтете нужным, то позже перезвоните ему самостоятельно.
СОВЕТ
Если вы разработали для себя график приема телефонных звонков, то рекомендуется согласовать его с непосредственным руководством. Во-первых, руководитель наверняка с пониманием и одобрением отнесется к вашему стремлению организовать свое рабочее время и попросит остальных сотрудников считаться с вашим расписанием. Во-вторых, не исключено, что он и сам теперь будет стараться звонить вам в выделенное для этого время. В-третьих, он наверняка примет вашу сторону при возникновении спорных ситуаций с коллегами (например, когда кто-то из них не сможет связаться с вами в то время, когда вы не принимаете звонки).
В процессе ведения телефонных переговоров очень важно, чтобы необходимая для беседы информация была под рукой – не стоит заниматься сбором данных во время беседы, поскольку это не только приведет к лишним тратам времени, но и создаст неудобства для собеседника. Поэтому, если вы знаете, что, например, в 12-15 вам позвонит Семен Леонидович по вопросу возобновления поставок, то необходимо заранее подготовить все соответствующие документы (договор, дополнительные соглашения, открыть ежедневник с заметками по этой теме, и др.), чтобы они были перед глазами. Если какой-то документ хранится в электронном виде в компьютере, то его необходимо открыть заранее.