•Подобрать основных участников для совещания; исключить сотрудников, присутствие которых не является обязательным.
•Выбрать время и место проведения совещания, которые удовлетворяют требованиям участников.
•Подготовить повестку дня и довести ее до сведения участников до начала совещания.
Включить в повестку дня пункты, подлежащие рассмотрению, и ожидаемые или требуемые конечные результаты.
Проведение:
•Начать вовремя.
•Поручить кому-нибудь вести протокол заседания.
•Рассмотреть повестку дня с каждым из участников до окончания совещания
•Представить участников друг другу.
•Придерживаться повестки дня. Не отклоняться от темы.
•Поблагодарить всех выступавших на совещании.
•Закончить совещание формулировкой основных принятых решений, главных конечных результатов и предоставить подробную информацию о следующем совещании.
Каким бы полным и точным не был план, всегда будут происходить события, последствия от которых невозможно предсказать и даже контролировать. Причем эти события будут происходить в самое неподходящее время (по закону подлости) и от них будет зависеть успех проекта в целом. Руководитель проекта обязан отслеживании состояния проекта, в частности состояние менеджерского треугольника:
•Объем работ, качество – все ли разрабатывается в соответствии с планом работ, не упущено ли что-нибудь.
•Сроки – соблюдаются ли сроки проекта, вез, задач
•Деньги – соблюдается ли запланированный бюджет, отток, приток капитала
Алгоритм работы проектного контроля:
•Установить плановые показатели
•Получить статус проекта, текущие показатели
•Сравнить план с фактом
•Установить отклонение, тенденции и степень влияния на цели проекта
•Изменить план и/или назначить меры для устранения помех ведущих к отставанию по плану.
Определение средств контроля предназначенных для того, чтобы сконцентрировать внимание на одном или нескольких основных компонентов проекта – состояние, затраты и сроки реализации. Эти средства используются по трем причинам:
•Отслеживание состояния проекта
•Обнаружение отклонений от плана
•Принятие корректирующих мер
Различают два вида контроля:
Оперативный контроль – отслеживает изменения в потенциальных возможностях компании, что дает возможность оперативного реагирования с целью получения максимальной пользы для компании. Планирование включает краткосрочное и среднесрочное планирование,1—3года. Управление осуществляется за счет сравнения значений факта и плана.