Правильная организация дня открытых дверей требует детальной разработки программы данного мероприятия, написания сценарного плана его проведения, тщательного отбора и обучения персонала для обслуживания посетителей. Ответственными за проведение данного мероприятия назначаются, как правило, наиболее квалифицированные специалисты службы по связям с общественностью компании.
Информация о предстоящем дне открытых дверей в какой-либо организации должна быть заблаговременно распространена через представителей СМИ в различных газетах и журналах, может быть передана по радио и телевидению; могут быть использованы также средства наружной рекламы. Весьма полезной в данном случае является и прямая почтовая рассылка индивидуальных приглашений тем официальным лицам, чье присутствие на мероприятии кажется его организаторам весьма полезным и важным.
В ходе проведения дня открытых дверей весьма полезными являются встречи посетителей с руководством и ведущими специалистами компании, демонстрация истории фирмы с показом реальных экспонатов, заранее подготовленных стендов, фотографий, слайдов, видеофильмов и др. Целесообразно ознакомить общественность с ближайшими и перспективными планами развития организации (насколько это позволяют сделать соображения конфиденциальности). Полезными могут оказаться также выборочные экскурсии по территории организации с посещением действующих новых объектов – отдельно для каждой группы общественности с учетом ее специфических интересов.
Как и большинство ПР-мероприятий, дни открытых дверей требуют проработки вопросов охраны и обеспечения безопасности (в том числе производственной) для приглашенных лиц, уборки помещений, изготовления идентификационных табличек и стрелочных указателей и др.
После завершения основных мероприятий, запланированных в рамках дня открытых дверей, его участникам может быть предложена культурно-развлекательная программа, подготовленная силами приглашенных артистов или самими организаторами данного мероприятия (что иногда предпочтительнее).
Действенным инструментом установления и поддержания связей с общественностью являются различные приемы.
Приемы следует рассматривать как одно из важных мероприятий по укреплению деловых связей и налаживанию коммуникаций между руководством компании и представителями различных групп общественности.