Как правильно заполнять унифицированные формы?
Принцип весьма прост и вытекает из внешнего вида бланков. В них должны быть заполнены все предусмотренные реквизиты, для которых установлены поля. Если данные по какому-либо реквизиту отсутствуют, в его поле ставится прочерк. Это правило следует из Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее в этом разделе – Положение о документах и документообороте). В нем обращается внимание на то, что применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.
Правила заполнения первичного документа по унифицированной форме
Все поля унифицированной формы должны быть заполнены.
Если по какому-либо реквизиту данные отсутствуют, в соответствующем поле ставится прочерк.
В формы по учету кассовых операций дополнительные реквизиты не вносятся.
В остальные унифицированные формы могут быть внесены дополнительные реквизиты.
Исключение установленных Госкомстатом России реквизитов не допускается.
Применяемые бланки могут иметь произвольный формат.
Если документ вам выдает индивидуальный предприниматель, обязан ли он соблюдать унифицированную форму?
На предпринимателей распространяются требования, установленные для юридических лиц. Разберемся подробнее.
С одной стороны, в постановлениях Госкомстата России, утвердивших унифицированные формы, указано, что эти формы распространяются на юридических лиц. Исключение составляют лишь формы по учету сельскохозяйственной продукции (постановление Госкомстата России от 29.09.1997 № 68). Данное обстоятельство подчеркивается в письме Росстата от 31.03.2005 № 01-02-09/205, в котором сказано, что для граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, формы первичной учетной документации Госкомстатом России не утверждались. Но это письмо не является нормативным документом.
Дело в том, что предприниматели, применяющие общий режим налогообложения (уплачивающие со своих доходов НДФЛ) должны использовать унифицированные формы в силу прямого указания в п. 9 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденного приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002. Но и предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести налоговый учет на основании первичных документов (п. 1.1 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, утвержденную приказом Минфина России от 31.12.2008 № 154н). А понятие первичных документов определяется именно в Законе «О бухгалтерском учете» (п. 1 ст. 11 НК РФ).