Сделки организаций между собой и с гражданами должны совершаться в письменной форме.
Однако договор могут заменить в совокупности счет, выставленный на оплату, и платеж, поступивший по этому счету (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Такой вариант оформления договорных отношений рассмотрен в разделе 4.3.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.
Еще одно требование к оформлению документов содержит Налоговый кодекс Российской Федерации.
В расчетных документах[5] и в первичных учетных документах отдельной строкой должна быть выделена сумма НДС, предъявляемая продавцом покупателю (п. 4 ст. 168 НК РФ).
Итак, подчеркнем:
В первичных учетных документах сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой.
1.2. Практические нюансы оформления «первички»
Рассмотрев общие требования законодательства, уточним практические аспекты их применения. Сосредоточим внимание на внешних документах, в оформлении которых участвуют или заинтересованы контрагенты. Именно в связи с внешними документами возникают проблемы у менеджеров. А внутрифирменные документы – все же предмет заботы бухгалтеров. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает, что внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
С 1 января 2009 г. компании обязаны утверждать применяемые формы первичных учетных документов. Эта норма установлена п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н. Распространяется ли это требование на унифицированные формы?
На этот вопрос нужно ответить положительно. Дело в том, что унифицированные формы (за исключением форм по учету кассовых операций) компании вправе дополнять, т. е. включать в них дополнительные реквизиты. А сокращать унифицированные формы, т. е. исключать из них реквизиты, предусмотренные Госкомстатом России, запрещено. Сокращенные формы уже не будут считаться унифицированными! Зато форматы (т. е. размеры) бланков являются рекомендуемыми и могут изменяться. Такие разъяснения даны в постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.
Например, в унифицированной форме № КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» не предусмотрен НДС. Но большинство компаний дополнительно включают в эту форму сумму налога. Нарушения в этом нет.