Во избежание злоупотреблений со стороны подотчетных лиц компании иногда предупреждают их, что расходы по товарным чекам в отсутствие кассового чека не возмещаются. Такое предупреждение должно быть оформлено в письменном виде и подтверждено распиской работника. Тогда расходы без чека ККМ считаются несанкционированными и отказ работодателя от их возмещении будет правомерным.
Зато если фактическая реализация поставщиком товаров (работ, услуг) не подтверждается, подотчетные суммы рассматриваются в качестве экономической выгоды работника.
Приведем пример арбитражного разбирательства:
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД УРАЛЬСКОГО ОКРУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 мая 2006 г.
по делу № Ф09-2757/06-С2
(Извлечение)
Обществом в январе 2003 г. выдано физическому лицу – гр. Коянову А.В., являющемуся его директором, под отчет 350 000 руб. для оплаты ООО «Монтажтелесистем» (подрядчик) произведенных в интересах общества ремонтно-строительных работ.
Согласно авансовому отчету гр. Коянова А.В. от 05.01.2003 № 109, полученные им денежные средства в сумме 350 000 руб. израсходованы на оплату ремонтно-строительных работ, произведенных ООО «Монтажтелесистем» по договору от 26.09.2002 № 42/С.
Между тем материалами дела (результаты встречной проверки ООО «Монтажтелесистем») подтверждается, что указанные работы подрядчиком не производились. Его отчетность не содержит сведений о выполнении работ в интересах общества и получения им денежных средств от заинтересованного лица. Представленная гр. Кояновым А.В. квитанция к приходно-кассовому ордеру от 03.01.2003 не содержит подписей главного бухгалтера и кассира предприятия, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и в силу ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» не является доказательством произведенных расходов.
Поскольку установленные обстоятельства свидетельствуют о получении Кояновым А.В. 350 000 руб. для личных нужд в качестве его экономической выгоды, общество должно было в качестве налогового агента исчислить и удержать с указанного дохода налогоплательщика НДФЛ и включить указанную сумму в базу для исчисления ЕСН. Неисполнение обществом этих обязанностей является основанием для привлечения его к налоговой ответственности по ст. 122, 123 Налогового кодекса.
Наконец, проясним еще одну распространенную ситуацию: