Кроме того, не всегда у работника имеется письменное предписание (задание) работодателя на осуществление расхода. Как возмещать «инициативные» расходы работников?
В постановлении Госкомстата России, утвердившем форму № АО-1, указано, что она предназначена для учета денежных средств, выданных подотчетному лицу на административно-хозяйственные расходы. А для возмещения понесенных расходов типовой формы первичного документа не имеется. Тем не менее применять бланк авансового отчета в подобных случаях не запрещено, а значит, можно. Утверждение авансового отчета руководителем компании нужно считать последующим прямым одобрением сделки подотчетного лица. И в силу ст. 183 ГК РФ права и обязанности по этой сделке переходят к компании.
1.8. Бланки строгой отчетности
Бланки строгой отчетности (БСО) заслуживают особого внимания. Если ваша компания специализируется на оказании услуг населению, то БСО являются привлекательной альтернативой кассовому чеку. Бланк подтверждает получение наличных денег. Использование бланков обходится значительно дешевле, чем приобретение и эксплуатация ККМ. Однако если в БСО компания укажет, что деньги получены от юридического лица или индивидуального предпринимателя, то за неприменение контрольно-кассовой машины она может быть подвергнута штрафным санкциям (ст. 14.5 КоАП РФ).
Но БСО, выписанный на организацию, вызовет проблемы и у нее. Документы, составленные с нарушением требований законодательства Российской Федерации, не принимаются в подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ) и расходов при применении упрощенной системы налогообложения (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
В бланке строгой отчетности недопустимо указывать, что услуга оказана юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю. Заказчиком услуги может выступать только гражданин, не осуществляющий предпринимательскую деятельность.
Тем не менее гражданин, указанный в качестве заказчика и потребителя услуги, может являться подотчетным лицом организации. В этом случае бланк должен быть оформлен таким образом, чтобы из него было ясно, что услуга оказана в интересах работодателя. Например, при ремонте ноутбука, принадлежащего компании, в бланке необходимо указать данные, позволяющие однозначно идентифицировать данный объект.