5) авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»);
6) документы, прилагаемые к авансовому отчету (проездные документы, документы за проживание);
7) путевые листы {автотранспортные организации обязаны руководствоваться формой № 3, утв. постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Иные организации вправе оформлять путевые листы в произвольной форме.
Индивидуальные предприниматели оформляют путевые листы по формам № ПГ-1, ПА-1, ПЛ-1, утвержденным приказом Минтранса РФ от 30 июня 2000 г. № 68 «О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте»);
8) другие документы, позволяющие определить время нахождения работника на территории РФ и за ее пределами.
В случае выезда за пределы РФ работника для краткосрочного (менее 6 месяцев) лечения или обучения подтверждающими документами могут являться:
• договоры с медицинскими (образовательными) учреждениями на лечение (обучение);
• справки, выданные медицинскими (образовательными) учреждениями, свидетельствующие о проведении лечения (прохождении обучения), с указанием времени проведения лечения (обучения);
• копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы (письмо Минфина РФ от 26 июня 2008 г. № 03-04-06-01/182).
Отметим, что налоговые агенты (работодатели) обязаны указать статус налогоплательщика и реквизиты документа, подтверждающего этот статус, в налоговой карточке по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ, утв. приказом МНС РФ от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583 «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц за 2003 год»).
При определении налогового статуса физческого лица необходимо учитывать время его нахождения на территории РФ. Согласно письму УФНС по городу Москве от 2 апреля 2008 г. № 28–11/031542 учитывается любой непрерывный 12-месячный период, определяемый на соответствующую дату получения доходов, в том числе начавшийся в одном налоговом периоде (календарном году) и продолжающийся в другом налоговом периоде (календарном году). При этом для определения непрерывного 12-месячного периода принимаются во внимание календарные месяцы. Календарные дни, в течение которых работники выезжают за пределы территории РФ, при подсчете 183 дней нахождения в РФ не учитываются. Аналогичное мнение было высказано в письме УФНС РФ по городу Москве от 29 февраля 2008 г. № 28–10/019821.