Подотчетное лицо (в примере – Федоров И.И.) обязано соблюдать установленный лимит расчетов наличными деньгами (письмо ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. № 190-Т «О разъяснениях по вопросам применения Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У».
Кроме того, в письме ЦБ РФ «О разъяснениях по вопросам применения Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У» уточнено, что лимит расчетов наличными деньгами не применяется в следующих случаях:
• наличные деньги выданы работникам организации (расчеты связаны с выплатой заработной платы и иными выплатами, в том числе социального характера);
• за оказанные услуги рассчитывается подотчетное лицо от своего имени (например, командированный работник оплачивает проезд, проживание).
В заключение отметим, что лимит расчетов наличными деньгами не распространяется на расчеты организаций и предпринимателей с физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями.
Порядок выдачи денежных средств из кассы предприятия под отчет, а также возврат неизрасходованных подотчетных сумм регламентируется «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. № 40.
Согласно упомянутому нормативному акту, наличные денежные средства могут выдаваться из кассы предприятия под отчет:
• на хозяйственно-операционные расходы;
• на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий;
• на расходы, связанные со служебными командировками.
Во всех названных случаях подотчетные суммы могут расходоваться (полностью или частично) на приобретение горюче-смазочных материалов.
Обратимся, в первую очередь, ко вполне распространенной процедуре приобретения предприятием горюче-смазочных материалов за наличный расчет, когда такие расходы относятся хозяйственно-оперативным. Схема таких операций проста.
Водитель автомобиля получает в кассе предприятия под отчет денежные средства, рассчитывается ими на АЗС за горюче-смазочные материалы (чаще всего – за бензин), затем сдает в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложенными к нему документами (чеками), подтверждающими произведенные им расходы.