Рассмотрим процедуру приобретения горюче-смазочных материалов по приведенной выше схеме подробно.
Согласно п. 19 названного выше нормативного акта, в расходном кассовом ордере должно быть указано основание для его составления и перечислены прилагаемые документы.
В случае приобретения горюче-смазочных материалов за наличный расчет, основанием для выдачи денежной суммы под отчет должен служить соответствующий приказ руководителя предприятия. В приказе обязательно должны быть названы некоторые принципиальные моменты. В частности, названа фамилия (фамилии) сотрудников предприятия (водителей), в чьи обязанности вменяется приобретение горюче-смазочных материалов за наличный расчет, периодичность выплаты подотчетных сумм. Размер подотчетной суммы может быть не указан в приказе, так как возможно изменение цен, однако, должна быть определена потребность в горюче-смазочных материалах. Периодичность выдачи подотчетных сумм напрямую зависит от конкретных условий эксплуатации автомобильного транспорта в каждой конкретной организации.
Размер необходимой суммы, выдаваемой под отчет для приобретения горюче-смазочных материалов, определяется исходя из следующихпараметров:
• величины среднего пробега автомобиля (за неделю, 10 дней, месяц – в зависимости от характера и интенсивности эксплуатации автомобиля);
• утвержденных на предприятии норм расхода топлива;
• цен на горюче-смазочные материалы.
В тех случаях, когда автомобиль предполагается использовать для осуществления междугороднего рейса, во внимание принимаются условия конкретного производственного задания (пробег, иные условия, в том числе и непредвиденные обстоятельства).
Например, если в организации имеется один легковой автомобиль, для эксплуатации которого среднемесячная потребность в бензине марки АИ-92 составляет 200 литров, то содержание приказа на выдачу наличных денежных средств под отчет водителю может иметь следующий вид:
Приказ № 45
от 01 марта 2010 г.
В целях обеспечения эксплуатации автомобиля ВАЗ-2106 номерной знак ОО333О приказываю:
1. Выдавать водителю Федорову А.А. под отчет ежемесячно 5000 рублей для приобретения горюче-смазочных материалов за наличный расчет.
2. Главному бухгалтеру Смирновой Г.Г. обеспечить контроль использования подотчетных сумм, выданных для приобретения горюче-смазочных материалов.