• реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации;
• проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету;
• остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке;
• перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру;
• на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Приложение № 2 Авансовый отчет (Унифицированная форма №АО-1) ***
Порядок составления авансовых отчетов требует приложения к нему оправдательных документов, подтверждающих расходование денежных средств подотчетным лицом. При приобретении горюче-смазочных материалов за наличный расчет такими оправдательными документами будут являться чеки контрольно-кассовой техники АЗС.
Кассовый чек представляет собой первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
Кассовый чек содержит следующие реквизиты:
• наименование организации, выдавшей чек;
• ИНН;
• номер кассового аппарата;
• номер чека;
• дата выдачи чека;
• стоимость горюче-смазочных материалов (с учетом НДС, если данная организация не применяет систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход);
• марка горюче-смазочных материалов;
• количество отпущенных горюче-смазочных материалов в натуральном измерении;
• цена за единицу.
Наличие чека контрольно-кассовой техники обязательно не только как приложение к авансовому отчету, без которого данный авансовый отчет не может быть утвержден. Дело в том, что без кассового чека, в котором присутствуют все названные нами реквизиты, невозможно отнести расходы на приобретение горюче-смазочных материалов на расходы, применяемые для целей налогообложения.