Практически это будет означать следующее. Так как Федоров А.А. получил денежные средства под отчет 1 марта 2010 года (см. пример), то отчитаться в расходовании подотчетной суммы он должен не позднее 5 апреля 2010 года. Принимая во внимание, что выдача наличных денежных средств под отчет сотруднику может быть произведена только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу, Федоров А.А. сможет получить под отчет очередную сумму наличных денежных средств не ранее 5 апреля 2010 года.
Рассмотрим, как названные выше требования в части сумм, выданных под отчет, реализуются практически.
Предположим, что Федоров А.А. не предоставил авансовый отчет в установленные сроки. Это будет означать, что очередную сумму на приобретение горюче-смазочных материалов ему выдавать не вправе. Выдача новой подотчетной суммы лицу, не предоставившему отчет по предыдущей операции является прямым нарушением требований п. 11«Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».
Вернемся к примеру. Итак, в течение марта 2010 года Федоров А.А. приобретал горюче-смазочные материалы за наличный расчет. Первого апреля 2010 года он предоставил в бухгалтерию авансовый отчет.
Авансовый отчет составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет». Порядок составления и обработки представленного авансового отчета в бухгалтерии следующий:
• авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии, который заполняет соответствующие поля бланка авансового отчета (авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации);
• на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним, при этом документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете;
• в бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета, которые дебетуются на эти суммы;