Как видно, к авансовому отчету Федорова А.А. приложены кассовые чеки:
• от 01 марта 2010 г. № 58356 на 20 литров на сумму 500 рублей;
• от 08 марта 2010 г. № 44178 на 50 литров на сумму 1250 рублей;
• от 15 марта 2010 г. № 78144 на 30 литров на сумму 750 рублей;
• от 22 марта 2010 г. № 96002 на 50 литров на сумму 1 250 рублей;
• от 29 марта 2010 г. № 37771 на 45 литров на сумму 1 250 рублей.
Стоимость горюче-смазочных материалов указана в чеках без НДС.
После утверждения авансового отчета от 01 апреля 2010 г. № 34 на счетах бухгалтерского учета будут сделаны следующие записи:
В дебет счета 10/3 «Топливо»
С Кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 4 875 рублей 00 коп.
После утверждения авансового отчета за подотчетным лицом числится остаток неизрасходованных денежных средств в сумме 125 рублей. Указанную сумму водитель Федоров А.А. обязан внести в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.
Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
• по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции;
• по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)».
В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Приходный кассовый ордер при внесении Федоровым А.А. остатка неизрасходованной денежной суммы, выданной ему под отчет, будет выглядеть следующим образом:
Приложение № 3 Приходный кассовый ордер (Унифицированная форма №КО-1)***