Документооборот в процессе проектирования является неотъемлемой частью разработки проектной документации.
Отправная точка документооборота в процессе проектирования – предоставление производственным отделам «Общего задания», сформированного Главным инженером проекта (см. разд. 2, п. 2.3 данного Регламента) – для всех структурных единиц проектного подразделения идентичного содержания.
После изучения предоставленной информации, отделы приступают непосредственно к проектированию (разработке) проектной документации по специфике своего подразделения, в строгом соответствии с утверждённым графиком разработки документации.
4.3 Выдача (обмен заданиями) заданий смежным отделам
Следующим этапом «проектного документооборота» является подготовка и выдача (обмен заданиями) заданий смежным отделам, которая осуществляется на основании текстового документа (бланк с утверждённой формой задания проектной организации) – «Задание отделу: АСО, ЭО и пр.» с приложением графических разработок (чертежей, схем) и текстовых приложений (пояснительных записок, опросных листов и пр.). Задания смежным отделам дублируются в электронном виде.
Задание передаётся в смежный отдел за подписью Руководителя структурного подразделения (начальника отдела/ руководителя группы), выдающего задание, и согласовывается подписью Главного инженера соответствующего проекта.
Процесс согласования выданного задания между отделами осуществляется в сроки запланированные в Графике выдачи проектной документации, составленном ГИПом.
Полученное, руководителем смежного структурного подразделения, задание, регистрируется в Журнале регистрации выдачи заданий подразделениям и приёмки разработанной документации (см. Приложение №11).
4.4 Журнал регистрации выдачи заданий подразделениям и приёмки разработанной документации
Для регистрации заданий проектным подразделениям, приёмки разработанной документации и регистрации служебных записок заводится «Журнал регистрации выдачи заданий подразделениям и приёмка разработанной документации»