Управление заводом в стиле Кайдзен. Как снизить затраты и повысить прибыль - страница 15
То есть изменения, связанные с системой 5S, начинаются с одного рабочего места, ведь «лучше один раз увидеть, чем 100 раз услышать». Затем изменения распространяются на одно подразделение полностью, а потом резко – на все остальные подразделения. На все потребуется меньше одного месяца.
В процессе внедрения нужно обязательно:
1. Подписать ящики столов («текущие документы», «канцтовары», «личное»).
2. Предусмотреть и подписать место для входящей и исходящей документации.
3. Подписать все места нахождения вещей, которые остаются в конце дня на столе.
4. Подписать все шкафы.
5. Определить место для хранения макулатуры и архива.
Часть бумаг может остаться от предыдущих хозяев шкафов и кабинетов, с ними можно расстаться безболезненно. Другая часть бумаг на рабочих местах хранится на всякий случай, например служебные записки, письма и другая корреспонденция, отчеты за предыдущие периоды, которые могут пригодиться.
После сортировки бумаг окажется, что многие из них не требуются для ежедневной работы и могут быть удалены в архив, потому что могут потребоваться когда-то в отдаленном будущем. Это могут быть бухгалтерские документы, документы отдела кадров, которые должны храниться какое-то время. У каждого подразделения должно быть место на полке архива, где хранятся бумажные документы, которые редко используются. А рабочие места будут при этом очищены.
После такой генеральной уборки необходимо поддерживать 5S при помощи политики чистых столов в конце дня и периодических обходов помещений подразделений.
Для внедрения системы 5S был издан приказ о ее внедрении сначала в бухгалтерии – там порядок в бумагах важнее всего. Проведение 5S помогло выявить излишки канцтоваров, ненужные предметы, лежащие годами невостребованными (Рисунок 2.1а и Рисунок 2.2б). Был вывезен целый грузовик макулатуры. Чем меньше лишнего, тем комфортнее себя чувствуешь, тем больше места.
Рисунок 2.1а. 5S в архиве (до)
Рисунок 2.1б. 5S в архиве (после)
Потом весь состав РСС (руководители, специалисты, служащие) прочитал главу из книги «Гемба кайдзен», где рассказывалось о 5S. После того как сотрудники обсудили содержание главы с непосредственными руководителями и увидели образцовый порядок в бухгалтерии, все засучили рукава и также привели свои рабочие места в идеальный порядок (Рисунок 2.2а и Рисунок 2.2б).