АЛГОРИТМ
Вовлекайте в оперативное управление ИТ внутренних заказчиков из подразделений компании: для них работа ИТ-службы станет прозрачнее, а сама служба получит возможность донести свою позицию до других подразделений. В компаниях больше двухсот человек создайте отдельный комитет по управлению ИТ, в малых – присоединитесь к существующему, например к заседаниям правления.
Шаг 1. Определите состав и полномочия комитета
В состав членов комитета с правом голоса включите руководителей уровня начальников департаментов или управлений: они понимают как стратегию компании, так и потребности своих подразделений. Выберите председателя комитета не из службы ИТ – например, финансового, операционного или даже генерального директора.
Управляющий комитет по ИТ решает следующие задачи:
– Утверждает и контролирует исполнение ИТ-стратегии.
– Согласует и отслеживает выполнение ИТ-проектов и изменения в ИТ-системах.
– Координирует ресурсные конфликты.
– Курирует расследование критических инцидентов.
– Согласовывает верхнеуровневые документы – например, политику управления изменениями или регламент обеспечения информационной безопасности.
– Решает другие оперативные вопросы управления ИТ.
Шаг 2. Проводите заседания комитета
Собирайте управляющий комитет регулярно, как минимум ежемесячно. Не позднее чем за день перед заседанием рассылайте повестку с материалами – так участники смогут ознакомиться с перечнем выносимых на обсуждение вопросов и подготовить комментарии. В повестку включайте как простое информирование, так и проблемы, требующие принятия решений.
Шаг 3. Принимайте управленческие решения
По результатам обсуждения повестки принимайте управленческие решения. Это лучше организовать через голосование – решение принимается большинством голосов. Если голоса разделяются поровну, то решение остается за председателем комитета. Голосовать можно:
– непосредственно на заседаниях комитета. Так решения принимаются оперативно;
– после заседаний по электронной почте. Участники смогут еще раз ознакомиться с материалами и принять взвешенное решение.
Не все члены комитета с правом голоса смогут присутствовать на каждом совещании. Чтобы сохранить легитимность голосования, вводят кворум – минимальное количество участников заседания с правом голоса, необходимое для принятия решения. Если кворума нет, то результаты голосования не засчитываются.