ИТ под контролем. Как не провалиться, если вы руководите ИТ-службой - страница 5

Шаг 4. Отслеживайте принятые решения

После заседания не позднее двух-трех дней рассылайте его протокол членам комитета и другим участникам заседания. В протоколе отражайте решения комитета с указанием ответственных и сроков. Формально отслеживайте исполнение этих решений через систему электронного документооборота или на очередных заседаниях комитета.

Результат

Менеджеры других подразделений знают, чем занимается служба ИТ, помимо их запросов, и могут влиять на текущую повестку. Решения комитета взвешенны, а их исполнение контролируется. Обратная сторона – проблемы ИТ на виду, а руководитель службы ИТ может ощущать потерю власти.

ПРИМЕР

Протокол заседания управляющего комитета по ИТ №3 от 10.05.2018 г.

Участники: Валентин Жаров, Анвар Гафуров, Ирина Иванова, Полина Зайцева, Василий Лесин. Председатель: Олег Марков (генеральный директор). Кворум имеется.

Повестка:

Контроль ранее принятых решений:

ШПАРГАЛКА

Название практики

Создание комитета по управлению ИТ.

Цель

Контролировать и корректировать работу службы ИТ со стороны внутренних заказчиков.

Частота

Заседание комитета: ежемесячно.

Участники

ИТ-служба – подготавливает материалы для комитета.

Члены комитета с правом голоса – принимают управленческие решения и отслеживают их выполнение.

Постоянно что-то меняется или ломается, пользователи перестают доверять ИТ-службе и перестраховываются:

– копируют документы с сетевого диска на рабочий компьютер;

– проводят совещания в WhatsApp вместо использования корпоративной телефонии;

– проверяют вручную корректность отчетов из бухгалтерской системы.

Так случается, когда сотрудники ИТ-службы замыкают большинство работ на себя и ничего ни с кем не согласовывают:

– создают сетевые папки с общим доступом, куда сотрудники компании сваливают информацию;

– раздают доступ к ИТ-системам по звонку;

– обновляют ИТ-системы посреди рабочего дня;

– вносят изменения в ИТ-системы по заявкам одних пользователей, при этом у других ломаются рабочие процессы.

Часто пользователи тоже виноваты в сложившейся ситуации, поскольку ожидают, что все будет работать и без их участия.

АЛГОРИТМ

Определите перечень пользователей, с которыми будете согласовывать проведение работ с ИТ-ресурсами: предоставление доступа, внесение изменений, сервисное обслуживание и тестирование доработок.