Одной из важных задач учета и статистики является построение группировок и управление ими. Для решения этих задач можно использовать специализированные программы управления группировками и базами данных.
При обработке больших объемов статистических данных всегда является целесообразным привлечение специальной программы управления сводками и группировками – часто вполне достаточным оказывается набор функций управления списками, предоставляемый программой электронных таблиц Microsoft Excel. В данной главе достаточно подробно рассматриваются эти функции применительно к типичным задачам учета и статистики.
1.1. Оптимизация обработки данных в Microsoft Excel: эффективные приемы и методы
Основные определения
Список представляет собой набор строк таблицы, содержащей данные определенной структуры.
Список можно использовать как базу данных.
Запись – строка в писке.
Поле списка – столбец в списке.
Первая строка списка обычно содержит названия столбцов и выступает в качестве имен полей записи.
На рабочем листе Excel каждая запись располагается в отдельной строке, а для каждого поля отводится: отдельный столбец.
После организации информации в форме списка данные можно:
– сортировать;
– фильтровать;
– подводить итоги.
Перед тем как создавать список в качестве базы данных в Microsoft Excel, необходимо тщательно продумать его структуру, чтобы при обычных операциях с данными, таких как поиск, сортировка или обработка данных, списки автоматически распознавались как базы данных. При этом следует учитывать следующие элементы списков:
• Столбцы списков превращаются в поля базы данных.
• Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.
• Каждая строка списка превращается в запись данных.
Существуют рекомендации по созданию списка на листе книги в Excel. Например, не следует размещать более одного списка на листе. Между списком и другими данными на листе необходимо оставлять по меньшей мере одну пустую строку и один пустой столбец. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов, и важные данные не следует помещать у левого или правого края списка, чтобы они не скрывались после применения фильтра.