3. Принципы эффективных инструкций
"Говорим один раз"
Всё, что нужно, должно быть оформлено чётко и понятно:
В задачах.
В обучающих материалах и инструкциях.
В правилах.
Один раз объяснили, дальше сотрудник обязан читать, а не спрашивать снова.
"Что не написано – того не существует"
Никаких требований к тому, что не закреплено документально.
Никаких наказаний за то, чего нет в инструкции.
Никаких ссылок на устные указания, приказы или комментарии.
Задачи и распоряжения – только в письменной форме.
"Ошибки допустимы только один раз. Их нужно фиксировать в инструкции для предотвращения повторения. "
Если ошибка произошла, её нужно описать в инструкции, чтобы избежать повторения.
Проколов хватило один раз, второго быть не должно.
Итог: Письменная инструкция – это инструмент, обеспечивающий структурированность и стабильность процессов. Всё зафиксировано, всем понятно, и никто не делает одни и те же глупости дважды.
Требования к оформлению: единый шрифт, отступы, структура.
Единообразное оформление документов создаёт ощущение порядка, облегчает восприятие информации и исключает ненужную самодеятельность.
Основные параметры:
Отступы:
Слева: 2.5 см (для удобного сшивания).
Справа: 2.0 см.
Сверху: 2.0 см.
Снизу: 2.5 см.
Шрифт:
Используйте Tahoma.
Основной текст: 11 размер.
Заголовки: 14 размер.
Такой подход ускоряет привыкание к документам и делает их удобными для чтения и обработки.
Использование ChatGPT для написания инструктивных писем.
Используй следующую подсказку
Промпт
[Роль]: Промпт-инженер, Специалист по корпоративным коммуникациям
[Задача]: Создание инструктивного письма для штатных сотрудников
[Контент]: Дресс-код офисных сотрудников
[Формат]: Инструктивное письмо
[Структура контента]:
[Определение]
– Что это? (Дресс-код офиса)
– Чему учим? (Правилам делового стиля)
[Мотивация]
Для чего это нужно?
Почему важно соблюдать дресс-код?
[Эксплуатационные параметры]:
[Исполнители]: Кто должен соблюдать?
[Временные рамки]: Когда применяется?
[Методология]: Как правильно подобрать одежду?
[Классификация]
Какие виды деловой одежды допустимы?
Категории дресс-кода по дням/мероприятиям
[Ограничения]
Что категорически нельзя носить?
Особые требования и запреты
[Ресурсы]
Рекомендуемые бренды/магазины
Бюджетные решения
Советы по уходу за одеждой
[Практические аспекты]
Частые вопросы и ситуации