О чем нужно рассказать в инструкциях (и спасти офисный мир):
Как общаться в офисе – нет, "просто не кричите" не считается.
Как и когда уходить в отпуск – чтобы не было "Петя опять всех подвёл".
Как работать с задачами – и не превращать их в снежный ком.
Правила дресс-кода – чтобы "по настроению" не означало "в шортах и тапках".
Ценности и цели компании – иначе команда будет как лебедь, рак и щука.
Задачи на описания должностей:
Как считать квартальный НДС – и не плакать над отчетом.
Как делать акт-сверки – да, это нужно не только бухгалтерам.
Где и как покупать – чтобы не переплачивать.
Какие налоги платим государству и когда – иначе оно само вам напомнит.
Как хранить пароли от программ учета – в голове Петя их точно не запомнит.
Триггеры, чтобы задуматься о новой инструкции:
Ошибка (брак или жалоба) – урок за вас заплатил клиент.
Потеря прибыли – хоть прямой, хоть косвенной, но больно одинаково.
Дополнительные затраты – на людей, время, материалы.
Замедление процесса – как бизнес, так и производства.
Вопросы "Как? Зачем? Кто?" – когда люди теряются в трёх соснах.
Новый инструмент или процесс – без руководства он просто кусок кода или металла.
Мораль: Возникновение проблем часто связано с отсутствием необходимых инструкций.
Форматы инструкций : текст, скриншоты, скринкасты, видео.
Сказать голосом
– Работает, только если вы хотите, чтобы вас забыли через пять минут. Не рекомендуется.
Написать текст
– Классика жанра. Открываем Word и строчим, пока пальцы не начнут дымиться.
Нарисовать картинку или сделать скриншот
– Для тех, кто верит, что одна картинка заменяет тысячу слов.
Записать скринкаст
– Видео с экрана компьютера. Идеально, если вам нужно показать, а не рассказать.
Записать видео с камеры
– Как будто снимаете ТикТок, только серьёзный. Или хотя бы пытаетесь.
Записать аудиофайл
– Подходит для дополнения к инструкции или отправки на транскрибацию. Главное – говорить внятно, а не как "сейф упал на диктофон".
Текст: Word – всё просто, старый добрый редактор.
Скриншоты: Joxi – наглядно и быстро.
Скринкасты: FastStone Capture – снимайте экран, как профи.
Видео: Снимаем на телефон – камера, мотор, дубль один!
Аудио: Диктофон – просто нажмите "запись".
Совет: Используйте формат, который проще всего воспримет ваша аудитория. Порой лучший скринкаст – это просто понятный текст.