1. Внедряем правило немедленного ответа
Формула общения проста: запрос – ответ.
Устанавливаем обязательное требование: каждый запрос или приказ должен получить подтверждение. Пусть это будет даже простое «Принял», «Понял», «Уточню» – главное, чтобы был сигнал, что сообщение дошло.
Пример:
Начальник: «Отправьте отчёт до вечера».
Подчинённый: «Принял, отправлю к 18:00».
2. Внедряем понятие SLA на коммуникации
Установите сроки, в которые должен быть дан ответ (например, 2 часа на ответ по почте, 10 минут в мессенджере). Если кто-то не отвечает вовремя, это сигнал для разбирательства.
3. Включаем автоматизацию
Шаблоны и боты: внедрите шаблоны для частых запросов, чтобы экономить время. Например, автоматическое уведомление о принятии заявки.
Если кому-то лень отвечать руками, пускай за него хотя бы бот отвечает: «Ваш запрос принят, ждите, к вам вернутся через час».
4. Заставляем отвечать на 100%
Никаких оставленных на прочтении: устроили "игнор" на месседж? Минус баллы в карму.
Неважно, супер занят или просто забыл – каждый обязан дать ответ или делегировать это другому.
Правило: молчание – это не ответ, это преступление против рабочего времени всех.
5. Разбираемся с корнями проблемы
Если человек не отвечает, выясните, в чём дело:
Не понял запрос? Научите формулировать.
Не хватает времени? Дайте приоритеты.
Просто лень? Ну, тут у вас уже другие методы, вплоть до "вразумительных бесед".
6. Контролируем выполнение
Заведите прозрачную систему контроля: кто что запросил, кто ответил, что было сделано.
Если запросов много, ведите журнал общения – это покажет, где чаще всего происходит сбой.
7. Наказание за молчание
Введите понятное правило: если кто-то не отвечает вовремя, это считается нарушением. А за нарушения – последствия: лишение премии, выговор или принудительное чаепитие с начальником.
Простой вывод
Коммуникация – это дорога с двусторонним движением. Пока на ней нет пробок и знаков "молчание", процесс идёт гладко. Обучите команду следовать этим правилам, и хаос уменьшится, а эффективность возрастёт.