• Передача информации о клиентах и записи: четко и своевременно доносить до мастера информацию о предстоящем клиенте (имя, услуга, особые пожелания из CRM, информация об опоздании). Корректно информировать об изменениях в расписании.
• Координация расписания: согласовывать с мастерами возможные переносы записей, учитывать их пожелания по графику (в рамках установленных правил), оперативно информировать о «окнах» или, наоборот, о плотной записи.
• Решение операционных вопросов: помогать мастерам в решении мелких проблем (закончился материал, нужна помощь с оборудованием, вопрос по клиенту). Быть связующим звеном между мастером и руководством по бытовым и организационным вопросам.
• Обратная связь: корректно доносить до мастеров обратную связь от клиентов (как положительную, так и отрицательную – последнюю лучше передавать через руководство или в соответствии с установленным порядком). Передавать пожелания мастеров руководству.
• Поддержание позитивной атмосферы: способствовать созданию дружелюбной и деловой атмосферы, избегать сплетен и участия в конфликтах, помогать сглаживать острые углы во взаимодействии мастеров.
Коммуникация с руководством (управляющим, собственником):
Администратор является важным источником информации для руководителя и исполнителем его распоряжений.
• Предоставление отчетности: своевременно и аккуратно готовить и предоставлять руководству необходимую отчетность (по выручке, записям, расходу материалов, кассовые отчеты и т.д.).
• Информирование о проблемах: оперативно сообщать руководству о любых серьезных проблемах: конфликтах с клиентами, жалобах, поломках оборудования, нехватке критически важных материалов, нарушениях со стороны персонала, предстоящих проверках.
• Передача обратной связи: доносить до руководства обратную связь от клиентов и пожелания/проблемы мастеров (в конструктивной форме).
• Внесение предложений: не бояться высказывать свои идеи по улучшению работы салона, оптимизации процессов, повышению качества сервиса. Руководство ценит инициативных сотрудников.
• Четкое выполнение распоряжений: внимательно воспринимать задачи, поставленные руководством, уточнять детали при необходимости и своевременно отчитываться о выполнении.
Ключевой принцип: основа эффективного взаимодействия – это уважение, четкость, оперативность и конструктивность