• Контроль минимальных остатков:
Принцип: для ключевых и часто используемых позиций (например, ходовые цвета гель-лаков, перчатки определенного размера, основной дезинфектант) устанавливается минимальный уровень запаса.
Действия администратора: регулярно (например, ежедневно или раз в несколько дней) проверять остатки этих позиций. При достижении минимального уровня – инициировать заказ или внести позицию в заявку.
• Сбор заявок от мастеров:
Процесс: мастера могут сообщать администратору о заканчивающихся материалах или о потребности в специфических продуктах для конкретных клиентов. Администратор систематизирует эти заявки.
• Формирование общей заявки поставщику:
Процесс: на основе данных об остатках, минимальных лимитах и заявках от мастеров, администратор (самостоятельно или совместно с управляющим) формирует консолидированную заявку поставщику (ам).
Важно: проверять актуальность цен и наличие товара у поставщика перед отправкой заявки.
• Приемка товара:
Обязанности: при получении товара от поставщика администратор должен сверить фактическое количество и ассортимент с накладной и заявкой, проверить сроки годности и целостность упаковки. При выявлении расхождений – оформить необходимые документы и сообщить руководству/поставщику.
• Организация хранения:
Задачи: разместить полученный товар в местах хранения (склад, шкафы) в соответствии с правилами (например, соблюдая товарное соседство, температурный режим), обеспечить легкий доступ к материалам для мастеров. Следить за порядком в местах хранения.
Совет: наладьте четкую систему коммуникации с мастерами по поводу материалов. Используйте общие чаты, специальные бланки заявок или функции CRM, чтобы процесс сбора потребностей был удобным и не приводил к потерям информации.
2.4 Взаимодействие внутри команды: коммуникация с мастерами и руководством
Администратор находится в центре коммуникационных потоков внутри салона. От его умения эффективно взаимодействовать как с мастерами, так и с руководством, зависит слаженность работы всей команды, оперативность решения проблем и общая атмосфера в коллективе. Недопонимание, конфликты или несвоевременная передача информации могут привести к ошибкам в обслуживании клиентов и снижению эффективности работы.
Коммуникация с мастерами:
Выстраивание конструктивных и уважительных отношений с мастерами – залог успешной командной работы.