Читать Тайны лучших секретарей-референтов: курс работы с VIP-партнерами - Илья Мельников

В деловом общении существует определенный этикет, которым руководствуются все участники этого общения.

Прежде всего, знание делового этикета необходимо для поддержания партнерских отношений и сохранения деловой репутации компании на отечественном рынке и, может быть, даже мировом. Крупные компании, выстраивая деловые взаимоотношения с партнерами, ориентируются на протокольную практику международно-экономического сотрудничества нашего государства, считая ее эталоном поведения в официальной обстановке. Знание протокола необходимо не только дипломатам и государственным служащим, но и бизнесменам, желающим успешно сотрудничать со своими российскими и зарубежными партнерами. В ряде компаний отдельный сотрудник или целое подразделение занимается вопросами делового этикета. В его задачи входит подготовка всех официальных мероприятий на высшем уровне, что и показывает лицо компании. Нередко эта функция предназначается секретарю-референту.

Каким же должен быть секретарь-референт, чтобы служить примером соблюдения деловой этики?

А он должен быть деловитым, внимательным, приветливым, четким в работе, корректным и предупредительным. Ни в коем случае нельзя раздражаться. Если посетитель требует к себе повышенного внимания, то это внимание необходимо уделить. При этом важно не ущемлять интересы других: если стоит очередь, то не надо 15 минут общаться с одним посетителем, надо стараться оперативно решать все вопросы.

Еще одно важное правило: никакого бюрократизма, не заставляйте посетителя бегать из учреждения в учреждение, из отдела в отдел, по возможности дайте четкие рекомендации.

Деловой этикет рассматривается в двух направлениях – вертикальном и горизонтальном.

Вертикальное направление – нормы поведения, которые определяют характер контакта руководителя и подчиненного.

Горизонтальное направление – нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива.

Однако и к первому и ко второму направлению выдвигается общее требование – приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.

Джен Ягер в книге «Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса» выделяет шесть следующих основных принципов:

1. Пунктуальность (делайте все вовремя). Только поведение человека, делающего все вовремя, является нормативным. Опоздания мешают работе и являются признаком того, что на человека нельзя положиться. Принцип делать все вовремя распространяется на все служебные задания. Специалисты, изучающие организацию и распределение рабочего времени, рекомендуют прибавлять лишних 25 процентов к тому сроку, который, на ваш взгляд, требуется для выполнения порученной работы.