Кроме своей или чужой территории может быть выбрано нейтральное место для проведения встречи. Такой выбор возможен в результате конфликта между партнерами.
Всегда, когда есть возможность, ведите переговоры на родном языке. Перед встречей необходимо подготовить помещение. Оно должно быть безукоризненным, поскольку, по статистике, четверо из каждых десяти гостей фирмы формируют впечатление о ней по ее внешнему облику.
На столах не должно быть лишних документов, сейфы и шкафы следует запереть. На столе размещаются бумага, ручки, сигареты, минеральная или фруктовая вода, фужеры. Не следует ставить бутерброды, фрукты, конфеты – собравшиеся собираются работать, а не закусывать. Закуски можно подать лишь в случае, если переговоры длятся многие часы. Если встреча проводится как гостевая (первый или заключительный визит), можно предложить гостям чай или кофе, в особых случаях – рюмку коньяка или ликера к кофе.[3]
Пепельница на столе означает, что можно курить. Однако прежде нужно спросить разрешения у присутствующих женщин. Если пепельницы нет, курить нельзя. В этом случае должно быть подготовлено помещение для курения.
Комната для переговоров должна быть тихой и не душной, а стулья или кресла удобными и не располагаться против солнца или окон, за которыми – «угрюмый» промышленный «пейзаж».[4]
Особенно важно принципиально проработать проблемы доставки грузов, взаимодействия с таможней, налоговыми органами, использования льгот, скидок, возможности реализации товара через торговые сети и т. п. Эти вопросы особенно актуальны при подготовке к переговорам с иностранными партнерами. Поэтому необходимо предусмотреть время для внутренних переговоров с третьими лицами и организациями и не спешить с назначением даты встречи с партнером за столом переговоров.
Непроработанные заранее вопросы ведут к затягиванию переговоров. Возникает постоянная необходимость решать их на ходу, что создает впечатление плохой подготовленности, а, следовательно, некомпетентности, ненадежности партнера и неуверенности в нем, к тому же появляется опасность увязнуть в этих согласованиях вместо того, чтобы вести переговоры с партнером по существу.[5]
Принципиальным является такой подход: если Вы хотите, чтобы команда выиграла соревнования по прыжкам в длину, найдите одного человека, который может прыгнуть на восемь метров, а не восемь человек, прыгающих каждый на один метр.