1) определение своей ответственности за работу, т. е. он должен понять за что он несет ответственность. Поэтому он должен получить от руководителя четкое определение того, что от него ожидается;
2) формирование основных предположений, т. е. перспектив;
3) формулирование задач, которые должны быть конкретными, реальными, достигаемыми и напряженными;
4) планирование задач, а именно:
а) определение того, насколько реалистичными являются поставленные задачи;
б) составление расписания действий;
в) создание базы контроля;
г) определение потребностей в ресурсах;
д) определение полномочий;
5) распределение ресурсов по задачам, т. е. составление сметы.
Технический аспект составления бюджетов заключается в успешности использования программной среды, в которой они будут разрабатываться. Обычно составление бюджета выполняется при помощи электронных таблиц, в которые заносятся данные по каждому подразделению. Если имеются разные версии бюджета, а также необходимо отражать фактические и прогнозные данные по его выполнению, то вместо одной таблицы каждому подразделению нужно представить несколько. Однако при наличии большого количества информации возрастает вероятность ошибок. Для устранения этой проблемы необходимо позаботится о соответствующем программном обеспечении.
Кроме этого при разработке бюджетов исполнители должны учитывать методологический аспект составления бюджетов, который требует:
1) тратить минимум бумажной работы на обоснование задач;
2) не пытаться изложить на бумаге все детали плана;
3) совершенствовать личную коммуникацию и координацию.
Для достижения максимальной эффективности планы должны быть:
1) ориентированы на результат, т. е. информация должна быть выражена количественно и иметь прямое отношение к результату;
2) конкретными и сжатыми, т. е. информация должна быть строго избирательной, изложена максимально сжато и ограничена действительно важными фактами, проблемами и этапами действий;
3) короткими. Слова следует заменять рисунками. Слова следует использовать только для:
а) описаний, таких как характеристика возможностей, проблем, этапов действий и т. п.;
б) объявлений, таких как причины изменений и отклонений;
в) оценок.
Язык должен быть скупым, поэтому необходимо пользоваться чаще короткими фразами.
Один бюджет может содержать данные о доходах и расходах либо только об одном из них. Единицы, в которых составляется бюджет, могут быть как денежными, так и натуральными. При подготовке бюджета необходимо ясно сформулировать его название и период, для которого он составляется.