Если вышеперечисленные требования не соблюдены, то документ не имеет юридической силы.
Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают:
▪ своевременное и качественное их оформление;
▪ передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете;
▪ достоверность содержащихся в них данных.
Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за их качественное оформление и за достоверность содержащихся в них данных. Основание – п. 4 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Речь идет о персональной ответственности должностных лиц.
Документ может быть распечатан с помощью компьютера или пишущей машинки, а также создан рукописным способом. В одном документе эти способы допускается комбинировать, например, отдельные сведения вписывать вручную в бланк, напечатанный заранее. Но использовать для записей простой карандаш запрещается! На это указано в Положении о документах и документообороте. Следует пользоваться чернилами или шариковой ручкой. В обычаях делового оборота[7] – записи ручкой синего, фиолетового или черного цвета. В одном документе допускаются одновременно записи разных цветов и записи, сделанные разными почерками. Не играет роли и цвет оттиска печати.
>Цвет оттиска печати не имеет значения даже для оформления банковских документов (п. 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденного Банком России 03.10.2002 № 2-П).
Возможны ли исправления в первичных учетных документах в случае внесения в них ошибочных записей?
Подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. В принципе запрещены исправления в кассовых и банковских документах. При наличии ошибок они оформляются заново. А во всех остальных случаях неправильный текст или суммы зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или суммы. Согласно Положению о документах и документообороте исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших его. На документе также должна быть проставлена дата внесения исправления.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (п. 5 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»).