Во избежание проблем рекомендуем использовать унифицированные формы при оформлении операций, для которых такие формы предусмотрены, и заполнять все имеющиеся в них поля. Но от продавца (товаров, работ, услуг, имущественных прав) получить документ по желательной для покупателя форме удается не всегда. О том, как в таких случаях можно защищаться в налоговых спорах, см. разделы 5.2 и 5.3.
Унифицированная форма вне связи с ее обязательностью – готовый шаблон для составления первичного документа, учитывающий специфику соответствующей хозяйственной операции. Применение унифицированных форм значительно облегчает организацию документооборота компании.
На практике целесообразно использовать именно унифицированные формы и педантично заполнять все предусмотренные в них поля. Такой подход гарантирует благосклонность бухгалтерии и налоговой инспекции. Пренебрежение унифицированными формами может обернуться судебным спором с налоговой инспекцией.
Имейте в виду – контрагенты тоже имеют право на получение от вашей компании корректных первичных документов! В противном случае ваши коллеги столкнутся с аналогичными проблемами в отношениях с налоговыми органами и со своей бухгалтерией. Поэтому к пожеланиям контрагентов по оформлению документации отнеситесь очень внимательно, с максимальным уважением.
Перечень унифицированных форм, используемых хозяйствующими субъектами при исполнении сделок, приведен в приложении 3.
Этот перечень поможет менеджеру сориентироваться во внешнем документообороте компании. Формы, с которыми менеджеры не сталкиваются в работе, здесь не рассматриваются.
Отметим, что счет-фактура (см. приложение 11) не относится к первичным учетным документам. Хотя его форма и является строго регламентированной, но унифицированной формой она не признается. Оформление счетов-фактур детально рассмотрено в разделе 2.3.
ВНИМАНИЕ! Кроме первичного документа, удостоверяющего совершение хозяйственной операции, компания должна иметь договор с контрагентом в письменной форме. Компании нередко упускают это из вида, а в результате сталкиваются с проблемами при хозяйственных спорах с контрагентами и с претензиями налоговых инспекторов. Требование об обязательной письменной форме договора закреплено в ст. 161 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).