В тех случаях, когда расходы на приобретение горюче-смазочных материалов являются составной частью расходов экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, выдача подотчетной суммы будет производиться на основании приказа и соответствующего расчета потребности данной экспедиции в разного рода ресурсах и запасах. Отчет о расходовании средств, в том числе и на приобретение горюче-смазочных материалов, будет осуществляться на общих основаниях по окончанию работы экспедиции или в иные разумные сроки (например, один раз в квартал, если работа экспедиции рассчитана на год).
Еще один случай, когда горюче-смазочные материалы могут приобретаться за наличный расчет служебная командировка с использованием автомобиля, принадлежащего предприятию, а также при использовании личного автомобиля в служебных целях.
Вернемся к примеру, в котором водитель Федоров А.А. получил под отчет 5 000 рублей на приобретение горюче-смазочных материалов.
При выдаче из кассы предприятия наличных денежных средств на указанные выше цели на счетах бухгалтерского учета будут сделаны следующие записи:
В Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
С Кредита счета 50 «Касса» – 5 000 рублей.
Отметим, что, согласно п. 15 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Иными словами, при временном отсутствии (по каким-либо причинам) кассы в ООО «Вымпел», водитель Федоров А.А. мог бы получить подотчетную сумму в размере 5000 рублей непосредственно в банке, обслуживающем данное предприятие.
В этом случае бухгалтерская проводка была бы следующей:
В Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
С Кредита счета 51 «Расчетный счет» – 5 000 рублей.
В примере выдача наличных денежных средств для приобретения горюче-смазочных материалов водителю ООО «Вымпел» предполагалась ежемесячной.
Таким образом, Федоров А.А. обязан не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.