Чтобы минимизировать излишние движения, вызванные изменениями в приказах, нужно внедрить чёткую систему работы с приказами и избежать хаотичных поправок. Вот несколько шагов, которые помогут:
1. Чёткая формулировка приказов
Убедитесь, что приказ с самого начала максимально понятен и продуман.
Предварительно согласовывайте ключевые детали с причастными лицами, чтобы избежать изменений в процессе исполнения.
Пример: вместо расплывчатого «Сделайте красиво» пишите: «Сделайте презентацию в PowerPoint: 10 слайдов, шрифт Arial, цветовая палитра – фирменная».
2. Введение этапа проверки перед выпуском
Прежде чем приказ попадёт в работу, пусть его просмотрят и утвердят ответственные лица.
Любые недочёты устраняйте на этапе согласования, а не после запуска работы.
3. Протокол внесения изменений
Если изменения неизбежны, используйте чёткий протокол.
Каждое изменение должно быть обосновано:
Почему оно необходимо?
Что именно нужно изменить?
Какие ресурсы потребуются для доработки?
Утверждайте изменения у руководителя перед передачей команды.
Пример: «Изменяем дизайн, потому что клиент передумал. Дополнительные затраты: 3 часа работы дизайнера».
4. Оценка последствий изменений
Анализируйте, какие части работы уже выполнены, и сколько усилий потребуется, чтобы учесть поправки.
Если изменения слишком затратны, обсуждайте, можно ли их отложить или сократить.
5. Свод правил для работы с приказами
Внедрите жёсткое правило: «Приказ – не трогать, если он уже в работе».
Поправки допускаются только в исключительных случаях, если они критически важны.
6. Коммуникация с командой
Убедитесь, что изменения передаются всем, кто их касается, без исключений.
Обновлённый приказ должен быть легко доступен: например, в общей папке или чате.
7. Ведите учёт изменений
Документируйте, какие приказы изменялись, кто инициировал поправки и какие результаты это принесло.
Анализируйте, чтобы в будущем избежать повторения подобных ситуаций.
8. Ответственность за изменения
Установите, что вносить изменения в приказы может только определённый круг лиц (руководители или утверждённые ответственные).
Это снизит риск, что кто-то «на своём месте» решит всё переделать.