НТО отвечает за все вопросы касающиеся транспортного отдела. Он назначает ответственных за выпуск транспорта, за ремонт, за программный учет материальных ценностей, за доставку продукции и т. д. но важно понимать, что все эти сотрудники которым вы вменили те или иные обязанности, являются подчиненными и спрос за их действие или бездействие, будет не только с них но и с вас, как с непосредственного руководителя. По этому на должности определяйте специалистов с обязательной проверкой их компетенции, зачастую это происходит с течением времени.
Отчетные документы транспортного отдела рассмотрим очень подробно ниже, но необходимо понимать, что практически все эти отчеты определяет сам НТО. Есть стандартные отчеты по контролю расхода, такие как расход ГСМ, запасных частей, расходов на наемный транспорт и т. д., но вот например определить необходимость отчета руб/км это уже инициатива НТО. По этому я приведу те отчеты, которые сам посчитал необходимым к анализу, на самом деле отчетов может быть любое количество и разного назначения.
Бюджет расходов по отделу НТО составляет лично, пользуется данными которые ему подготовят сотрудники, но общий расход из месяца в месяц по всем статьям контролирует сам.
Все что планируется на следующий месяц, на пример необходимо произвести закупку автошин на часть автомобилей, это планируется заранее при подаче бюджета расходов.
Финансовая служба закладывает расходы при формировании общего бюджета на следующий месяц, с учетом данных предоставленных НТО.
Расход ГСМ, обычно это вторая статья расходов после заработной платы. По этому прием топливных карт и контроль за их движением осуществляет НТО. Определяет лимит и лучше, что бы этот лимит мог быть регулируемым из личного кабинета поставщика топлива. Неоднократно сталкивался с необходимостью изменения суточного лимита по автомобилям или срочной блокировки карты, в случае утери ее водителем.
Если в компании автомобилей много, то необходимо выделить дополнительного сотрудника, который будет контролировать движение топлива и карт, выдача которых ведется на утвержденном бланке (Приложении), с обязательной подписью ответственных лиц.
Задачи, которые ставятся перед НТО, определяет руководитель компании, в свою очередь НТО должен понимать какое количество подчиненных ему необходимо для выполнение этих задач. Формирование отдела я бы рекомендовал разделить на несколько этапов: